Pengorganisasian Kantor (1)

PEMBAHASAN

A.   Pengertian Organisasi Dan Pengorganisasian

·         Organisasi

Organisasi dalam bahasa Yunani:(ὄργανον),yaitu organon yang berarti alat adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama . Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara. Kelompok – kelompok kerjasama apapun bentuknya dan dalam bidang apapun dia bergerak lazim disebut dengan organsasi. Ini berarti bahwa masing-masing orang hanya mampu menghasilkan satu atau 2 jenis saja dari seluruh keutuhan hidup yang harus dipenuhinya. Dengan kata lain tingkat ketergantungan seseorang atau sekelompok orang terhadap orang atau kelompok lain menjadi semakin besar .Organsasi – organisasi yang dapat dijumpai saat ini jauh lebih banyak , lebih berfariasi, dan lebih kompleks dibanding dengan apa yang dijumpai oleh nenek moyang kita ratusan tahun yang lalu.Perkembangan organisasi yang sangat pesat itu dimungkinkan atas berkat adanya dukungan dari berbagai bidang lain: teknologi transportasi , komunikasi , komputerisasi, dan lain lain . Keberadaan berbagai macam organsasi ditengah masyarakat secara langsung dan tak langsung telah mamapu meningkatkan taraf hidup masyarakat serta banyak keuntungan dan kemudahan yang saat ini dirasakan oleh masyarakat. Organisasi menciptkan situsasi saling ketergantungan dan menghasruskan para anggota bekerjasama satu sama lain. dalam satu kelompok .  Pengertian organisasi menurut beberapa tokoh : 

1.Stoner Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. James D. Mooney Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Chester I. Bernard Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4. Stephen P. Robbins Organisasi adalah kesatuan (etity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

·         Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka pengorganisasian dapat dimaknai sebagai berikut:

a.       Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling
efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja
organisasi.

b.       Pengelompokan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seseorang
pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok

c.        Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para karyawan.

d.       Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan
pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya.

·         Pedoman-Pedoman Tentan Tujuan Organisasi

a.       Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.

b.      Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal

c.       Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.

·         Bagan Organisasi

·         Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi. Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal

2. Bentuk horizontal

3. Bentuk circular

4. Bentuk semi Sircular

5. Bentuk Elliptical

6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik

B.   Prinsip-Prinsip Organisasi

Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan. 

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1)      Prinsip tujuan Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2)       Prinsip kesatuan fungsi Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan

3)       Prinsip hubungan individual Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4)       Prinsip kesederhanaan  Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5)       Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6)       Prinsip laporan kepada atasan tunggal Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7)      Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8)       Prinsip jangkauan pengawasan Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan). 

Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

C.   Keputusan Utama Organisasi

Keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan yang menghasilkan pilihan tingkah laku. 
Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan. Secara terperinci tahap – tahap pengambilan keputusan utama dijelaskan sbb:

a)      Indentifikasi masalah atau penetuan tujuan yang hendak dicapai lewat keputusan yang akan diambil 

b)       Pengembangan atau pencarian berbagai alternative yang dapat diambil

c)       Penilaian terhadap berbagai alternative yang sudah dikembanganka

d)      Menentukan pilihan yang terbaik 

e)       Melaksanakan pilihan yang sudah ditentukan

f)        Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan 

KESIMPULAN

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi

Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan.